ประชุมงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด!

1. มีประเด็นในการประชุมทุกครั้ง การประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีหัวข้อและวาระการประชุมที่ชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาการประชุมให้ครอบคลุมมากที่สุด หรืออาจย่นย่อให้สะดวกง่ายดายกว่าการจัดทำวาระการประชุมอย่างเป็นทางการก็คือ ให้เขียนหัวข้อที่ต้องการจะได้คำตอบในการประชุมครั้งนั้น ๆ ลงในสมุด จากนั้นก็ดำเนินการประชุมตามหัวข้อที่เขียนไว้เป็นประเด็นหลักที่ต้องคุยกัน ถ้าใครออกนอกประเด็น ให้ผู้คุมการประชุมรีบดึงกลับเข้าสู่ประเด็นในทันที นอกจากนี้ควรกำหนดเวลาว่าแต่ละหัวข้อการประชุมควรใช้เวลาในการคุยกันประมาณเท่าไหร่ เพื่อบริหารจัดการเวลาประชุมให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด 2. เตรียมพร้อมก่อนการประชุม ผู้เข้าประชุมทุกคนควรรับทราบเกี่ยวกับหัวข้อในการประชุมก่อนวันประชุมจริง นอกจากนี้ผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องต่าง ๆ ต้องมีการทำการบ้านก่อนการประชุม ด้วยการไปรวบรวมข้อมูล ประมวลผล และสรุปแนวทางต่าง ๆ ออกมาให้ชัดเจน ก่อนที่จะมาคุยกันเพื่อตัดสินใจในการประชุมครั้งนั้น การเตรียมพร้อมก่อนการประชุมจึงเป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่จะช่วยให้การประชุมของทีมใช้เวลาสั้น กระชับ ได้ใจความ และตอบโจทย์การทำงานได้มากที่สุด 3. จำกัดจำนวนคน บรรดาผู้บริหารขององค์กรใหญ่ ๆ ชั้นนำของโลก ล้วนให้ความสำคัญกับเรื่องเล็ก ๆ อย่างจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างมาก เพราะจำนวนคนที่มากเกินไปย่อมไม่เกิดผลดีต่อการประชุมอย่างแท้จริง การประชุมที่ดีควรเน้นที่ผู้เกี่ยวข้องกับหัวข้อประชุมจริง ๆ Read More …